মাইক্রোসফট এক্সেল

মাইক্রোসফট এক্সেল

v  মাইক্রোসফট এক্সেল হচ্ছে একটি স্প্রেডশীড সফটওয়্যার। স্প্রেডশীড বা ওয়ার্কশীট হচ্ছে মাইক্রোসফট এক্সেল  এর প্রধান অংশ। কম্পিউটারে এক্সেল প্রোগ্রাম টি চালু হলে যে স্ক্রীনটি পাওয়া যায় তাই স্প্রেডশীড বা ওয়ার্কশীট। এ স্প্রেডশীড বা ওয়ার্কশীট এ  ১৬,৬৮৪ টা কলাম,  ১০,৪৮,৫৭৬ টা রো এবং ১৭৪৯,৪৪,৪১,৯৮৪ টি সেল রয়েছে।

কলাম:  A,B,C.... এগুলো হচ্ছে কলাম।রো : 1,2,3........ এগুলো হচ্ছে রো।সেল: ছোট ছোট আয়তাকার ঘর গুলো হচ্ছে সেল।সেল এড্রেস: একটি সেল কোন কলাম এবং কোন রো তে আছে তার অবস্থান কে সেল এড্রেস বলে।

স্প্রেডশীড এর কাজ ও প্রয়োজনীয়তা

1. সকল প্রকার ব্যবসা বানিজ্যের হিসাব - নিকাশের যাবতীয় কার্যাবলী এক্সেলের মাধ্যমে করা যায়।
2.  সকল প্রকরা হিসাবের তথ্যাবলী সরক্ষণ, সম্পাদন, মান যাচাই করা যায়।
3. ডাটাবেস কার্যাবলী সম্পাদন করা যায়।
4. কোন তথ্য বা ডাটা উচ্চ বা নিম্নক্রম অনুসারে সাজানো যায়।
5. মার্কশীট, সেলারীশীট, ক্যাশমেমো ইত্যাদি তৈরী করা যায়।
6. বাৎসরিক বাজেট প্রনয়ন।
7. আয়-ব্যয়ের হিসাব , উৎপাদন ব্যবস্থাপনা ইত্যাদি।।।।

v  দুটি সংখ্যা পাশাপাশি থাকলে নিম্নের সূত্রের সাহায্যে যোগ করা হয়:-গঠন: =(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস + ২য় সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।দুই বা ততোধিক সংখ্যা পাশাপাশি থাকলে নিম্নের সূত্রের সাহায্যে যোগ করা হয়:-গঠন: =Sum(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস : শেষ সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।

উদাহরন: দরুন আমরা 100 এবং 50 যোগ করব C1 সেলে , এজন্য আমাদেরকে সর্বপ্রথম C1 সেলে =(সমান) চিহৃ দিতে হবে । তারপর 100  এর সেল এড্রেস দিতে হবে, খেয়াল করে দেখুন 100  A কলামে এবং 1 নং রো তে রয়েছে এজন্য 100 এর সেল   এড্রেস হবে A1। ( কি এখন কি সেল এড্রেস বিষয়টি ক্লিয়ার হয়েছে   )তারপর (+) সাইন দিয়ে 50 এর সেল এড্রেস দিয়ে এন্টার প্রেস করলে আমরা আমাদের ফলাফল পেয়ে যাব। অর্থাৎ সূত্র হবে =A1+B1   Press Enter. অনেকে বলতে পারেন এই সামান্য জিনিস নিয়ে এত পেচাল মারতেসি কেন!!!!!!!! ভাই আমার টিউন টা মূলত নতুনদের জন্য তাই  এ রকম পেচাল মারতেসি

বিয়োগের সূত্র:দুটি সংখ্যার মধ্যে বিয়োগ করতে হলে   নিম্নের সূত্রের সাহায্যে বিয়োগ করতে হয়:-গঠন: =(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস - ২য় সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।গুনের সূত্র:দুটি সংখ্যার মধ্যে গুন করতে হলে   নিম্নের সূত্রের সাহায্যে গুন করতে হয়:-গঠন: =(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস * ২য় সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।ভাগের সূত্র:দুটি সংখ্যার মধ্যে ভাগ  করতে হলে   নিম্নের সূত্রের সাহায্যে ভাগ  করতে হয়:-গঠন: =(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস /২য় সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।পার্সেন্টিজ(%) বের করার সূত্র:গঠন: =(যে সংখ্যার পার্সেন্টিজ বের করবেন ঐ সংখ্যা * যত পার্সেন্ট বের করবেন% ) তারপর এন্টার দিতে হবে।উদাহরন: আমরা 5,000 এর 10% পাসেন্ট বের করব। তাহলে সূত্র হবে =5,০০০ এর সেল এড্রেস*10%

গড় বের করার সূত্র:গঠন: =average(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস : শেষ সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।উদাহরন: দরুন আমরা ১০, ২০, ৩০,৪০ ও ৫০ এই পাঁচটি সংখ্যার গড় বের করব, তাহলে সূত্র হবে:=average(১০ এর সেল এড্রেস : ৫০ এর সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।

সর্বনিম্ন সংখ্যা বের করা সূত্র:গঠন: =min(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস : শেষ সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।সর্বোচ্চ সংখ্যা বের করা সূত্র:গঠন: =max(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস : শেষ সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।সংখ্যা গননা করার সূত্র:গঠন: =Count(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস : শেষ সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে

01823101031.,   0124161613, 01855110200, 01623580154

v  আমি আপনাদের কে বিভিন্ন প্রজেক্ট এর মাধ্যমে এক্সেল এর বিভিন্ন দিক নিয়ে আলোচনা করব । কারন আমার মতে ধারাবাহিক ভাবে বর্ননা না করে প্রজেক্ট ভিত্তিক ভাবে শিখলে নতুনরা সহজে বুঝতে পারবে।।।

প্রথমে Microsoft Excel Open করেন: Start> All Programs> Microsoft Office >Microsoft Office Excel 2007. চলুন তাহলে আমরা কাজ করা শুরু করি:

১ম ধাপ:খেয়াল করে দেখুন Cash Memo লেখাটি টিক মাঝখানে আছে এবং এটাতে মাত্র একটি সেল আছে। এ কাজটি করা হয়েছে Merge Cell এর মাধ্যমে । একাধিক সেলকে একটি মাত্র সেল এ রুপান্তর করা জন্য  Merge Cell ব্যবহৃত হয়। যে কয়েকটি সেল কে Merge করবেন সে কয়েকটি সেলকে সিলেক্ট করে Merge Cell   এ ক্লিক করলে সেল গুলো Merge হয়ে যাবে অর্থাৎ একটি মাত্র সেল এ রুপান্তরিত হবে।

২য় ধাপ:

খেয়াল করে দেখুন Sl. No এর নিচে 1,2,3 এভাবে সিরিয়াল দেয়া আছে। ধরুন আপনার প্রয়োজন ক্রমিক 1 থেকে 100 অথবা মাসের নাম জানুয়ারি থেকে ডিসেম্বর বা দিনের নাম রবি থেকে শনি পর্যন্ত । এগুলো যদি টাইপ করতে থাকেন তাহলে তো এখানেই আপনার ১২ টা বেজে যাবে! না আমি থাকতে আপনাদের বারটা বাজতে দিব না !!!! এ কাজ টি পানির মত সহজ যদি আপনি Data Fill নিয়ম জানেন।।তাহলে চলুন ট্রাই করে দেখি: প্রথমে 1 এবং 2 লিখুন তারপর 1 এবং 2 কে সিলেক্ট করুন । ২ যে সেলে আছে ঐ সেলের কর্নারে নিলে দেখবেন একটি কালো প্লাস (+) চিহৃ দেখা যাচ্ছে তখন ঐ কালো প্লাস চিহৃকে চেপে ধরে (ড্রাগ করে) যত সংখ্যা প্রয়োজন তত সংখ্যাতে নিয়ে ছেড়ে দেন। ব্যস কাজ খতম!!! আর হ্যা অবশ্যই 1 এবং 2 দুটোই যেন সিলেক্ট অবস্থায় থাকে সেদিকে খেয়াল রাখতে হবে।

এভাবে মাস, ক্রমিক নাম্বার , সাপ্তাহ  Data Fill করা যাবে খুব সহজে।৩য় ধাপ:এখন প্রথম ছবিটি দেখে দেখে বাকি ডাটা গুলো হবুহু এন্টি করেন। এখন আমরা Pen Drive এর  Amount বের করব। তাহলের Amount বের করার জন্য প্রথমে E3 সেলে এ পয়েন্টার নিয়ে নিম্নে সূত্র টাইট করেন:=C3*D3 তারপর এন্টার দেন, দেখেন ফলাফল চলে এসেছে। সেল এড্রেস মুখস্থ লেখা লাগবে না প্রথমে = (সমান) চিহৃ দিয়ে আপনি যে সংখ্যাটির সেল এড্রেস লিখবেন ঐ সংখ্যাটিতে ক্লিক করলেই সেল  এড্রেস চলে আসবে প্রথমটার ফলাফল আমরা পেলাম তাহলে বাকি রইল আরো দুটো না এগুলোর সূত্র আর আপনাকে কষ্ট করে লেখতে হবে না । প্রথমটার ফলাফল সিলেক্ট করে ড্রাগ করে নিচের দুটোতে নিয়ে যান ব্যস ফলাফল চলে আসবে।

৪র্থ ধাপ:হ্যা এখন তাহলে  Total Amount টা বের করে ফেলেন। সূত্র টা হবে =sum(E3:E5)  তারপর এন্টর চাপেন।৫ম ধাপ:হ্যা এখন আমরা Due বের করব । সূত্র টা হবে =E6-E7 তারপর এন্টর চাপেন।কাজ শেষ এখন দেখেন তো এটা এরকম  হয়েছে কিনা!!!!!!!!!!

কি এরকম হয়েছে!!! তাহলে আপনি ১০০ তে ১০০ পেয়েছেন । হয়নাই আরেক বার ট্রাই করে দেখেন হয়ে যাবে ইনশাআল্লাহ আজ এ পর্যন্ত । ভুলত্রুটি হলে অভিজ্ঞরা ধরিয়ে দিবেন আশা করি।।।।

v  ডাটা সংক্রান্ত কমান্ড

Data: ডাটা বা উপাত্ত হচ্ছে একই ধরনের Information বা তথ্য । যেমন প্রতেক্যটি বায়োডাটা একটি করে ডাটা। তবে এক্ষেত্রে সকল ডাটাগুলি একই ধরনের হয় বা একটি নির্দিষ্ট ফরম্যাট মেনে চলে।Database: অনেকগুলো ডাটা সম্বলিত একটি উপাত্ত বা টেবিলকেই ডাটাবেজ বলে। যেমন বিভিন্ন মানুষের নাম ও টেলিফোন নাম্বার যুক্ত যে টেলিফোন ইন্ডেক্সটি আপনি ব্যবহার করছেন, সেটিও একটি ডাটাবেজ।Field: একটি ডাটাবেজ বা ওয়ার্কশীটের প্রতিটি কলামই একটি ফিল্ড। যেমন বায়োডাটা সংযুক্ত একটি ডাটাবেজে  First Name Column এ অনেক ব্যক্তির First Name লেখা থাকে, এখানে First Name  হচ্ছে একটি ফিল্ড।Record: ডাটাবেজ বা ওয়ার্কশীট এর প্রত্যেকটি রো বা সারিকে Record বলে।এখন নিচের মত করে একটি ডাটাবেজ তৈরী করি।

উপরের চিত্রে থেয়াল করে দেখুন B এবং C কলাম এর প্রস্থতা একটু বেশি এবং 1 নং রো এর উচ্চতা একটু বেশি। এখন আমরা দেখব কিভাবে কলাম এবং রো এর প্রস্থতা এবং উচ্চতা কম বেশি করা যায়।

কলামের প্রস্থতা বৃদ্ধি ও হ্রাস করা:কলামের পাশে কার্সর  নিলে দেখবেন একটি উভমুখী তীর চিহৃ দেখা যাচ্ছে তখন ঐ উভমুখী তীর চিহৃকে ড্রাগ করে ডানে বামে নিলে দেখবেন কলাম এর প্রস্থতা হ্রাস বৃদ্ধি পাচ্ছে।রো এর উচ্চতা হ্রাস বৃদ্ধি করা:রো এর পাশে কার্সর  নিলে দেখবেন একটি উভমুখী তীর চিহৃ দেখা যাচ্ছে তখন ঐ উভমুখী তীর চিহৃকে ড্রাগ করে ডানে বামে নিলে দেখবেন রো এর উচ্চতা হ্রাস বৃদ্ধি পাচ্ছে।

কলাম ইনসার্ট ও ডিলেট করা:অনেক সময় দুটি কলামের মাঝখানে নুতন আরেকটি কলাম ইনসার্ট করার প্রয়োজন পড়তে পারে বা যেকোন একটি কলাম ডিলেট দেয়ার প্রয়োজন পড়তে পারে । যে কলামের পাশে কলাম ইনসার্ট করবেন ঐ কলামের উপর মাউস পয়েন্টার নিয়ে রাইট বাটনে ক্লিক করুন দেখবেন একটি পপ আপ মেনু আসবে । ঐ খান থেকে Insert  এ  ক্লিক করলে দেখবেন নতুন একটি কলাম চলে আসবে। আর যদি ডিলেট দিতে চান তাহলে ডিলেট এ ক্লিক করতে হবে।

রো ইনসার্ট করা ও ডিলেট করা:কলামের মত ঠিক একই নিয়মে রো ইনসার্ট ও ডিলেট করতে পারবেন।Auto Sum:এখন আমরা Total Salary বের করব । না আজ কোন সূত্র লেখে আমরা ফলাফল বের করব না। আজ আমরা Auto Sum এর মাধ্যমে Total Salary বের করব। Auto Sum এর মাধ্যমে যোগফল, মিনিমাম সংখ্যা,মেক্সিমাম সংখ্যা, গড় ইত্যাদি খুব সহজে বের করা যায় , কোন সূত্র টাইপ না করে!তাহলে চলুন আমরা Auto Sum এর মাধ্যমে Total Salary বের করি:E11 সেলে ক্লিক করুন তারপর Auto Sum এর ড্রপ আপ মেনু থেকে এ Sum ক্লিক করুন । তারপর এন্টার চাপুন, ব্যস কাজ শেষ!!! দেখেন ফলাফল  চলে এসেছে। ঠিক একই নিয়মে  মিনিমাম সংখ্যা,মেক্সিমাম সংখ্যা, গড় ইত্যাদি ও বের করা যাবে।

Database Sort:মনে করুন একটি কোম্পানিতে হাজার জন কর্মকর্তা, কর্মচারী আছে। এখন যদি আপনাকে বলা নির্দিষ্ট কয়েকজনের নাম বের করতে তাহলে খুঁজে বের করা টা কঠিন কাজ। কিন্তু যদি নামগুলো ডিকশনারির মত অক্ষর অনুসারে সাজানো থাকে তবে কাজটি অনেক সহজ তাই না!!!বড় ডাটাবেজের ক্ষেত্রে এভাবে সাজানোর কাজটিকে Data Sorting বলে। সাধারনত দুইভাবে ডাটাসর্টিং করা হয়, একটি হচ্ছে Ascending Order বা উচ্চক্রম অনুসারে অর্থাৎ ছোট থেকে বড় , যেমন: ১ থেকে ১০০ বা A থেকে Z । অপরটি হচ্ছে Descending Order বা নিম্নক্রম অনুসারে অর্থাৎ বড় থেকে ছোট, যেমন:- ১০০ থেকে ১ বা Z থেকে A ।Ascending Order সর্টিং:সবগুলো ডাটাকে সিলেক্ট করে Sort A to Z এ ক্লিক করুন, তাহলে দেখবেন Ascending Order এ সর্টিং হয়ে গেছে।Descending Order সর্টিং:সবগুলো ডাটাকে সিলেক্ট করে Sort Z to A এ ক্লিক করুন, তাহলে দেখবেন Descending Order এ সর্টিং হয়ে গেছে।

Data Filter:

ডাটাবেজের সমস্ত রেকর্ড থেকে নির্দিষ্ট কোন শর্তের ভিত্তিতে বেছে বের করাই হচ্ছে ডাটা ফিণ্টার । মনে করি সমস্ত ডাটাবেজ খেকে শুধুমাত্র Instructor দের রেকর্ড বের করব।তাহলে Designation এ মাউস পয়েন্টার রেখে Filter এ ক্লিক করুন ।তাহলে দেখবেন Designation এর পাশে একটি ড্রপ ডাউন মেনু চলে আসছে। ঐ খান থেকে Select all আনচেক করে শুধুমাত্র Instructor সিলেক্ট করুন । তাহলে দেখবেন শুধুমাত্র Instructor এর ডাটাবেজ দেখা যাচ্ছে।

আজ এ পর্যন্ত ভূল ত্রুটি হলে অভিজ্ঞরা ধরিয়ে দিবেন  । সবার মতামত আশা করি।

কি বোর্ড ব্যবহার করে কার্সর স্থানান্তর

Salary Sheet

আজকে আমরা কিভাবে একটি প্রতিষ্ঠানের Salary Sheet তৈরী করতে হয় তা শিখব।শুধুমাত্র বেসিক সেলারী দেয়া থাকবে, নিম্নের শর্ত আনুযায়ী আমরা মোট সেলারী বের করব । তাহলে চলুন শুরু করা যাক:

• 1. House Rent (HR), Basic এর 50%
• 2. Medical Allowance (MA) , Basic এর 10%
• 3. Provident Fund (PF), Basic এর 10%
• 4. Income Tax- (IT), Basic 2000 টাকার নীচে হলে 0%
• Income Tax- Basic 2000 থেকে 5000 পর্যন্ত হলে 5%
• Income Tax- Basic 5000 টাকার উপরে হলে 10%
• 5. Provident Fund & Income Tax Net Salary  এর সঙ্গে প্রদেয় নয়।

নিচের মত করে একটি ডাটাবেজ তৈরী করুন:

House Rent: মাউস পয়েন্টারটি D2 সেলে এনে নিম্নের সূত্রটি লিখুন:=C2*50% তারপর এন্টার দিন।এখানে C2 হচ্ছে বেসিক এর সেল এড্রেস। আমরা মাত্র একজনের হাউস রেন্ট বের করলাম । এখন বাকি গুলা বের করতে মাউস দিয়ে D2 সেলে ক্লিক করে মাউস পয়েন্টার D2 সেলের ডানের নিচের কর্নারে নিলে দেখবেনে একটি প্লাস চিহৃ দেখা যাচ্ছে তখন মাউস পয়েন্টারকে ড্রাগ (চেপে নিচের দিকে টান দিন) করে নিচের দিকে টেনে ছেড়ে দিন ।কি!!! বাকি গুলোর ফলাফল চলে আসছে না!!!!

Medical Allowance: মাউস পয়েন্টারটি E2 সেলে এনে নিম্নের সূত্রটি লিখুন:=C2*10% তারপর এন্টার দিন। বাকি গুলো কিভাবে রেব করবেন তা আশা করি আর বলে দিতে হবে না!!!Provident Fund: মাউস পয়েন্টারটি F2 সেলে এনে নিম্নের সূত্রটি লিখুন:=C2*10% তারপর এন্টার দিন।Tax:   মাউস পয়েন্টারটি G2 সেলে এনে নিম্নের সূত্রটি লিখুন:=IF(C2<2000,0,IF(AND(C2>=2000,C2<=5000),C2*5%,IF(C2>5000,C2*10%))) তারপর এন্টার দিন।(সূত্রটি  উপরের Tax এর শর্ত অনুযায়ী তৈরী করা হয়েছে)তারপর এন্টার দিন।Total: মাউস পয়েন্টারটি H2 সেলে এনে নিম্নের সূত্রটি লিখুন:=C2+D2+E2-(F2+G2) তারপর এন্টার দিন।

কি পেরেছেন তো!!! হয় নাই ভাইয়া কষ্ট করে আরেক বার ট্রাই করে দেখেন।।। সূত্রগুলো সাবধানে লেখতে হবে, তাড়াহুড়া করবেন না।আজকে এ পর্যন্ত । সবাই ভাল থাকবেন, আর হ্যা কমেন্ট করতে ভূলবেনা !!!!!!!!!!!!!!

v Result Sheet Grade System

আজকে আমরা গ্রেডিং সিস্টেম এ একটি রেজাল্ট শীট তৈরী করব। চলেন এবার গ্রেডিং সিস্টেমের নিয়ম গুলো দেখে নেই:

• মোট প্রাপ্ত নম্বর  ৮০ নম্বেরর উপরে হলে হবে A+ Grade
• মোট প্রাপ্ত নম্বর  ৭০-৭৯ নম্বেরর মধ্যে হলে হবে A Grade
• মোট প্রাপ্ত নম্বর  ৬০-৬৯ নম্বেরর মধ্যে হলে হবে A- Grade
• মোট প্রাপ্ত নম্বর  ৫০-৫৯ নম্বেরর মধ্যে হলে হবে B Grade
• মোট প্রাপ্ত নম্বর  ৪০-৪৯ নম্বেরর মধ্যে হলে হবে C Grade
• মোট প্রাপ্ত নম্বর  ৩৩-৩৯ নম্বেরর মধ্যে হলে হবে D Grade
• মোট প্রাপ্ত নম্বর  ৩৩ নম্বেরর নিচে হলে অকৃতকার্য বা Fail.

এবার নিচে মত করে একটি ডাটাবেজ তৈরী করুন:

প্রথমে A1 থেকে M1 পর্যন্ত সেলকে সিলেক্ট করে Merge Cell করে ফেলুন, তারপর টাইপ করুন Result Sheet Grade System । (Merge Cell নিয়ে আগের টিউন এ আলোচনা করা হয়েছে)।লক্ষ্য করে দেখুন লেখা গুলো ভার্টিক্যালি রয়েছে। এক্সেলে আমরা যেকোন লেখাকে বিভিন্ন angle এ  লিখতে পারি । যে লেখাকে আপনি angle  করবেন ঐ লেখাকে সিলেক্ট করে Home Menu এর Orientation থেকে লেখাকে Angle বা Vertical করুন।

Average: Average বের করার জন্য সেল পয়েন্টারটিকে L3 সেল এ রাখুন। তারপর নিম্নের সুত্র টাইপ করুন:=AVERAGE(C3:K3) তারপর এন্টার দেন।এ কাজটি আপনি Auto Sum দিয়ে ও করতে পারেন । Auto Sum নিয়ে আমি পূবের টিউন এ আলাচনা করেছি।

Grade: এবার আমরা আমাদের আসল কাজটি করব গ্রেড বের করব। গ্রেড বের করার জন্য সেল পয়েন্টারটিকে M3 সেল এ রাখুন । তারপর নিম্নের সূত্র টাইপ করুন:=IF(OR(C3<33,D3<33,E3<33,F3<33,G3<33,H3<33,I3<33,J3<33,K3<33),"Fail",IF(L3>=80,"A+",IF(L3>=70,"A",IF(L3>=60,"A-",IF(L3>=50,"B",IF(L3>=40,"C",IF(L3>=33,"D",IF(L3<33,"F"))))))

তারপর  এন্টার দিন। সূত্রটি কিছুটা লম্বা তাই দুই লাইনে দিলাম । লক্ষ্য রাখবেন সূত্রের মাঝখানে কোন স্পেস হবে না । আর এটা হচ্ছে  ( " ) ডাবল কোটেশন, কখন ভুলে সিঙ্গেল কোটেশন দিবনে না তাহলে সুত্র ভূল দেখাবে । মূলত ডাবল কোটেশনের ভিতর যা লেখা হয়, তাই ফলাফলে প্রদর্শিত হয়।দেখেন তো এরকম হয়েছে কিনা!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

v Electric Bill

আজকে আমরা এক্সেলের মাধ্যমে ইলেকট্রিক  বিল তৈরী করা শিখব। কি সবাই কি প্রস্তুত ! তাহলে চলুন শুরু করা যাক। বিদুৎ বিতরন কতৃপক্ষ বিদুৎ বিল ধার্য করার জন্য সাধারনত তাদের নির্ধারিত রীতি প্রয়োগ করেন। সাধারনত প্রবর্তিত নীতি হল বিদুৎ খরচ  যদিঃ-

• ০০১ থেকে ২০০ ইউনিট পর্যন্ত হলে প্রতি ইউনিট = ২.৫০ টাকা.
• ২০১  থেকে ৪০০ ইউনিট পর্যন্ত হলে প্রতি ইউনিট = ৩.৫০ টাকা.
• ৪০১ থেকে ৫০০ ইউনিট পর্যন্ত হলে প্রতি ইউনিট = ৪.৫০ টাকা.
• ৫০০ ইউনিট  এর উপরে হলে প্রতি ইউনিট = ৫.৫০ টাকা.

বি:দ্র: বর্তমানে ইউনিট প্রতি টাকার পরিমাণ সম্ভবত বাড়ানো হয়েছে, কি পরিমাণ বাড়ানো হয়েছে তা আমার জানা নেই। তবে এটা কোন মুখ্য ব্যাপার না, আপনি যদি নিয়ম জানেন তাহলে যেকোন নীতিতে আপনি বিদুৎ বিল বের করতে পারবেন। তাই আপনাদের কাছে আমার অনুরোধ সূত্রের কন্ডিশন গুলো একটু খেয়াল করে দেখবেন। শুধু শুধু মুখস্ত করে লাভ নেই! কন্ডিশন বুঝলে সুত্র আপনি নিজেই তৈরী করতে পারবেন।

এবার নিচের মত করে একটি ডাটাবেজ  তৈরী করেন:

Taka: এখন আমরা উপরের ইউনিটের নীতি অনুযায়ী সবার টাকা বের করব। এখন D4 সেল মাউস পয়েন্টার নিয়ে নিম্নের সূত্র টাইপ করুন:=IF(C4<=200,C4*2.5,IF(AND(C4>200,C4<=400),C4*3.5,IF(AND(C4>400,C4<=500),C4*4.5,C4*5.5)))   তারপর এন্টার দিন।সূত্রগুলো একটু খেয়াল করে লেখবেন। মুখস্ত বা দেখে দেখে না লেখে একটু বুঝে লেখার চেষ্টা করবেন।এবার দেখেন তো এরকম হয়েছে কিনা!!!

Wrap Text: খেয়াল করে দেখুন Service Charge দুই লাইনে লেখা আছে  । অনেক সময় Text একটু লম্বা হয়ে থাকে। এক্ষেত্রে আমরা যদি কলাম এর দৈঘ্য বৃদ্ধি করি তাহলে দেখা যায় যে, তা প্রিন্ট এরিয়া এর বাহিরে চলে যায়। এজন্য লম্বা লেখাকে দুই লাইনে করার জন্য Wrap Text ব্যবহার করা হয়। চলুন এবার আমরা Service Charge লেখা দুই লাইনেকরি:- প্রথমে Service Charge লেখুন,তারপর লেখাটি যে সেলে আছে তা সিলেক্ট থাকা অবাস্থায় Wrap Text এ ক্লিক করুন।

Service Charge: Service Charge সকলের জন্য সমান। মনে করি Service Charge হচ্ছে ১০ টাকা । তাহলে এবার E4 সেলে ১০ লেখে বাকিগুলো ডাগ্র করে ছেড়ে দিন।VAT: মনে করি Vat হচ্ছে টাকার ৫% ।তাহলে ভ্যাট বের করার জন্য F4 সেলে মাউস পয়েন্টার নিয়ে নিম্নের সূত্র টাইপ করুন:=D4*5% তারপর এন্টার দিন।

Amount To Be Paid: এবার আমরা Amount To Be Paid বের করব, অর্থাৎ সর্বমোট কত টাকা  বিল দিতে হবে। Amount To Be Paid  বের করার জন্য G4 সেলে মাউস পয়েন্টার নিয়ে নিম্নের সূত্র টাইপ করুন:-

=SUM(D4:F4) অথবা  =D4+E4+F4 তারপর এন্টার দিন। এটা ইচ্ছা করলে আপনি Auto Sum দিয়ে ও বের করতে পারেন।(Auto Sum সম্পর্কে পূর্বের টিউন এ আলোচনা করা হয়েছে)এবার দেখেন তো এরকম হয়েছে কিনা!!!!

 

v Conditional Formattingধরুন একটি শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের কর্মকর্তা-কর্মচারীদের হাজিরা শীট তৈরী করেছেন আপনি এক্সেল এর মাধ্যমে।এ হাজিরা শীটটি প্রতিদিন ইমেইল এর মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের চেয়ারম্যানের কাছে পাঠাতে হয় আপনাকে।অফিস টাইম হচ্ছে ৯.০০ টা থেকে ৫.০০ পর্যন্ত ।এখন আপনি চাচ্ছেন যারা দেরী করে অফিসে আসবে বা আগে চলে যাবে তাদের সময়ের টেক্সটা লাল কালারের হবে ।এ কাজটি আমরা অতি সহজে করতে পারবো Conditional Formatting এর মাধ্যমে তাহলে আর বার বার টেক্সট সিলেক্ট করে কালার পরিবর্তন করতে হবে না। তাহলে চলুন দেখি কিভাবে করা যায়:-প্রথমে নিচের মত করে একটা ডাটাবেজ তৈরী করুন:-

নাম্বার ফরম্যাটিং: এখন আমরা নাম্বার ফরম্যাট করা শিখব।ওয়ার্কশীটে ডাটা টাইপ করার সময় নম্বর এর সাথে দশমিক, কমা, শূন্য বা সময়, তারিখ কোন ফরম্যাটে হবে তা নাম্বার ফরম্যাটের মাধ্যমে করা হয়।উদাহরন: এখন আপনি যেকোন সেলে 9.00 টাইপ করুন দেখবেন এটা 9 হয়ে গেছে কিন্তু আপনার প্রয়োজন 9.00। দশমিক এর পর দুইটা শুন্য দেয়ার জন্য আপনাকে নাম্বার ফরম্যাট করা শিখতে হবে।এখন আপনি D7 সেলে মাউস পয়েন্টার নিয়ে 9 টাইপ করুন তারপর In এবং Out এর সকল সেল সিলেক্ট করে নিম্নের চিত্রের স্থানে দুটি ক্লিক করুন, তাহলে দেখবেন 9.00 হয়ে গেছে এবং বাকি সেল গুলোতে আর আপনাকে বার বার সিলেক্ট করে পরিবর্তন করতে হবে না।

কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং:- এখন আমরা আমাদের মূল কাজ করব অর্থাৎ সেলগুলোতে কন্ডিশন দিয়ে দিব যে In টাইম যদি 9.00 থেকে বেশী হয় তাহলে অটোমেটিকলি যেন লাল কালারের হয়ে যায়। আর Out টাইম যদি 5.00 কম হয় তাহলে ও যেন লাল কালারের হয়ে যায় অন্যথায় নরমাল থাকবে।ধাপ ১: প্র্রথমে In টাইমের সেলগুলোকে সিলেক্ট করুন তারপর Conditional Formatting>Highlight Cell Rules>Greater Than এ ক্লিক করুন। এখন Format Cell That are Greater Than এ 9.00 টাইপ করুন এবং With এ Red Text সিলেক্ট করে ওকে দিন ।

ধাপ ২: ঠিক একট নিয়মে Out টাইমের সেলগুলোকে সিলেক্ট করুন তারপর Conditional Formatting>Highlight Cell Rules>Less Than এ ক্লিক করুন। এখন Format Cell That are Less Than এ 5.00 টাইপ করুন এবং With এ Red Text সিলেক্ট করে ওকে দিন ।এখন আপনি ডাটা টাইপ করুন আর দেখুন যারা দেরী করে এসেছে বা আগে চলে গেছে তাদের টেক্সট কালার লাল হয়ে গেছে।

এখানে আমি একটি উদাহরন এর মাধ্যমে Conditional Formatting টাকে সহজভাবে উপস্থাপন করার চেষ্টা করেছি। কতটুকু পেরেছি তা আপনারাই ভাল বলতে পারবেন।

v  Chart তৈরী করা

আজকে আমরা শিখব কিভাবে  চার্ট  তৈরী করতে হয়।Chart: যেকোন রিপোর্টের তথ্য তুলে ধরার সবচেয়ে সহজ ও কার্যকরী উপায় হচ্ছে চার্ট। চার্টের মাধ্যমে যে কোন রিপোর্টের বিশ্লেষন কর যায়।সাধারনত চার্ট সংক্ষিপ্ত ধারনা দেয় এবং তথ্য বিশ্লেষন করতে ও সহজে বুঝতে সাহায্য করে।কেন Chart তৈরী করা হয় ?

1. অল্প সময়ে বুঝা যায়।
2. যে কোন রিপোর্ট সম্পর্কে সংক্ষেপে ধারনা পাওয়া যায়।
3. বিশ্লেষন করা যায়।
4. সহজে তুলনা করা যায়।
5. আনন্দের মাধ্যমে সহজে বুঝানো যায়।

প্রকার:বিভিন্ন ধরনের Chart রয়েছে। যথা:-

1. Column
2. Bar
3. Line
4. Pie
5. XY (Scatter)
6. Area
7. Doughnut
8. Radar
9. Surface
10. Bubble
11. Stock
12. Cylinder
13. Cone
14. Pyramid

মনে করি একটি জরিপ করা হয়েছিল যে, কোন ব্রাউজারের জনপ্রিয়তা বেশী। ধরুন Mozilla Firefox পেয়েছে 45% ভোট, Google Chrome পেয়েছে 40% ভোট, Internet Explorer পেয়েছে 15% ভোট।এবার নিম্নের মত করে একটি ডাটাবেজ তৈরী করুন:-

এবার ডাটাগুলোকে সিলেক্ট করে Insert>Pie>3D Pie এ ক্লিক করুন।

এবার দেখুন তো এরকম একটি চার্ট তৈরী হয়েছে কিনা !

কি পানির মত সহজ না কাজ টা! এবার Design>Change Chart Type এ গিয়ে একটি একটি করে সবগুলো চার্ট দেখুন তো কেমন লাগে।আর যেটা আপনার কাছে সুন্দর লাগে ঐটা রেখে দিন।আর হ্যা Chart Type পরিবর্তন করতে হলে অবশ্যই Chart টা সিলেক্ট থাকতে হবে, তা নাহলে Design মেনুটা আসবে না।

Chart লেআউট পরিবর্তন করা: Chart এর বিভিন্ন ধরনের লেআউট রয়েছে, Chart লেআউট পরিবর্তন হলে Design>Chart Layouts এ যেতে হবে।Chart Style পরিবর্তন করা: Chart এর স্টাইল পরিবর্তন করতে হলে Design>Chart Style এ যেতে হবে।

দেখুন তো এ চার্ট লেআউট টা কেমন লাগে!

Practice Make a man perfect , চর্চা করতে থাকেন তাহলে দেখবেন যেগুলোর বর্ননা দেই নাই সেগুলো ও পারতাছেন।আজ এ পর্যন্তই । সবাই ভাল থাকবেন, সুস্থ থাকবেন, টেকটিউনসের সাথে থাকবেন এই কামনা করি।